Postup pro pozastavení a odebrání certifikátu
Pozastavení: zneplatnění certifikátu s časovým omezením
Odebrání: trvalé zneplatnění certifikátu
Podnět k dočasnému přerušení nebo odebrání certifikátu
DNV Business Assurance může zahájit pozastavení platnosti v případech, kdy:
1. Certifikovaný systém řízení neustále nesplňuje požadavky na certifikaci, např:
- neschopnost adekvátní reakce na identifikované neshody
- systém řízení neodráží současnou situaci v organizaci a procesy, např. jako výsledek změn, akvizic, modifikací atd.
- velká část systému řizení není implementována
3. Dojde k porušení podmínek podepsaných ve Smlouvě, např.
- neplacení
- nesprávné použití certifikačních značek a odkazů na certifikaci
4. Zákazník dobrovolně vyžaduje dočasné pozastavení platnosti
5. Důkaz od různých orgánů, který by mohl ovlivnit status certifikátu, např.
- důkaz o neshodě s právními požadavky, související s certifikací systému řízení
- důkaz o neefektivním systému řízení v případěch vážných incidentů nebo nehod
Vedení a odpovědné osoby DNV Business Assurance, která vystavila certifikát, rozhodne na základě přezkoumání a zvážení důkazů, jaká mají být provedena opatření. Pokud je rozhodnuto o dočasném pozastavení platnosti certifikátu, bude uplatněn postup uvedený níže.
Pozastavení certifikátu je běžně prvním krokem následovaným odebráním certifikátu, pokud nebyla příčina, která k iniciaci vedla, odstraněna v předem stanovené lhůtě. Nicméně podle závažnosti situace může DNV Business Assurance přistoupit přímo k odebrání certifikátu.
Pokud je selhání systému řízení vázáno na konkrétní část organizace, výrobek atd., může DNV Business Assurance zvážit redukci rozsahu certifikace jako alternativu k pozastavení platnosti certifikátu. DNV Business Assurance může také zvolit formu varování klienta, že pozastavení platnosti certifikátu zvažuje.
Dočasné přerušení/pozastavení platnosti
Rozhodnutí o přerušení platnosti certifikátu musí být zákazníkovi zasláno doporučeným dopisem. Dopis musí zahrnovat:
- prohlášení o rozhodnutí o přerušení platnosti certifikátu včetně jasného vysvětlení situace, zdůvodnění a odkaz na objektivní důkazy
- právo odpovědět a odvolat se na toto rozhodnutí, běžně se uvádí lhůta 10 pracovních dní pro reakci a odvolání, odvolání lze podat přes reklamační řízení
- počátek přerušení platnosti (běžně ode dne doručení dopisu)
- podmínky a lhůta pro splnění požadovaných náprav za účelem odvolání přerušení a dopady, pokud nebudou přiměřená opatření provedena
- způsob, jakým DNV Business Assurance zkontroluje, zda byly podmínky splněny a nápravná opatření implementována
- oznámení, že certifikát je v době přerušení platnosti neplatný a používání jakýchkoliv materiálů odkazujících se na certifikaci je zakázáno po celou dobu přerušení
- prohlášení, že obě strany (zákazník i DNV Business Assurance) musí informovat jakékoliv tazatele, že platnost certifikátu je pozastavena.
Kontrola opatření (follow up)
DNV Business Assurance ověří, že podmínky pro zrušení přerušení platnosti jsou splněny a požadovaná nápravná opatření jsou implementována.
V závislosti na tomto ověření DNV Business Assurance:
- oznámí kladný výsledek, zruší přerušení platnosti a prohlásí certifikát opět za platný, nebo
- oznámí negativní výsledek z důvodu selhání řešení situace, která vedla k přerušení platnosti certifikátu. Běžným důsledkem této situace je trvalé odebrání certifikátu (viz níže).
Odebrání certifikátu
Odebrání certifikátu musí být zahájeno, pokud:
- zákazník nesplňuje podmínky pro dočasné přerušení
- dočasné přerušení není vhodné.
Rozhodnutí o odebrání certifikátu musí být sděleno zákazníkovi doporučeným dopisem. Dopis musí zahrnovat požadavky na:
- ukončení používání certifikační značky a jakékoliv odkazy na certifikaci
- navrácení certifikátů a jejich kopií do DNV Business Assurance.
Zákazník má právo se proti tomuto rozhodnutí odvolat (viz postup Stížnosti a odvolání). stránek a příležitostí pro zlepšení pomůže získat z vašeho certifikačního procesu nejvyšší možnou hodnotu.